Commissioni Esami di Stato 2012/2013 – Ecco i primi adempimenti

Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca
Dipartimento per la programmazione e la gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali
Direzione generale per gli studi, la statistica e i sistemi informativi
DGSSSI
–Ufficio VII
Viale Trastevere, 76/A
–00153 Roma
Tel. 06.58493167/2062
Fax 06.58493848
e
-mail: segr -uff.statistica@istruzione.it
Ai Dirigenti/Coordinatori delle Istituzioni scolastiche statali e paritarie e, p.c.
Ai Direttori Generali degli Uffici Scolastici  Regionali
Ai Dirigenti degli Uffici Scolastici Territoriali
Al Sovrintendente Scolastico per la Regione  Valle d’Aosta
Al So vrintendente Scolastico per la Provincia di Trento Al Sovrintendente Scolastico per la scuola in lingua italiana di Bolzano
All’Intendente Scolastico per la scuola in lingua  tedesca di Bolzano
All’Intendente Scolastico per la scuola delle  località ladine di Bolzano
Prot. n.1134 Roma, 14 maggio 2013

Oggetto: Esami di Stato 2012/2013
– Scuole secondarie di II grado statali e paritarie. Prime indicazioni.
In considerazione dell’approssimarsi degli e sami di Stato  conclusivi dei corsi di studio di istruzione secondaria di secondo grado, si ritiene utile fornire un quadro di insieme delle attività riguardanti il processo di rilevazione, nonché le prime indicazioni operative per l’utilizzo della procedura informatizzata da parte delle segreterie scolastiche e delle  commissioni d’esame.
Il processo di rilevazione degli esami di Stato riproduce le modalità dello scorso anno, con significativi miglioramenti suggeriti dalla passata esperienza.
Preliminarmente, si ritiene utile sottolineare che, come previsto dalla ordinanza ministeriale n. 13 del 24 aprile 2013, la trasmissione al SIDI (Area “Esiti Esami di Stato”) dei risultati di esame deve improrogabilmente concludersi entro il 18 luglio 2013, per non pregiudicare i diritti degli studenti a partecipare ai test d’ingresso all’Università, stante l’anticipazione alle prove di accesso ai corsi di laurea a numero programmato.
Tra gli interventi di miglioramento, si segnala l’introduzione nell’area “Esiti Esami di Stato”,di una nuova funzione,“Abbinamento Candidati – Commissione”, che consente di creare l’abbinamento fra gli alunni presenti nell’Anagrafe Alunni e le classi commissione (o articolazione della classe commissione) definite in fase di configurazione.

In particolare, tale abbinamento, che da quest’anno viene anticipato rispetto allo scrutinio finale, consente alle segreterie scolastiche di individuare eventuali inesattezze relative a:
– alunni, da correggere in “Gestione Alunni”;
– configurazioni delle commissioni, da comunicare tempestivamente all’Ufficio Scolastico Territoriale competente, affinché intervenga a d apportare le necessarie modifiche.
Inoltre, la procedura consente quest’anno di lavorare con differenti modalità operative all’interno di una stessa commissione d’esame (esigenza particolarmente sentita da parte di quelle commissioni con le due classi d’esame in istituti diversi).
È consentito, infatti , alla stessa commissione operante su classi di istituti diversi di utilizzare“
Commissione web” per una classe e un altro software per l’altra classe.
Il processo di rilevazione degli esami di Stato 2012/13 si svolge , quindi, attraverso quattro fasi successive.
Prima fase:
PRESENTAZIONE DEI CANDIDATI
(a cura delle segreterie scolastiche)
In questa fase, le segreterie scolastiche provvedono ad eseguire nell’area “Esiti Esami di Stato” in “Gestione Alunni”, le seguenti operazioni:
1) dal 14 al 27 maggio – Individuare i candidati interni agli esami di Stato, abbinandoli alla classe
commissione.
Questa fase, da concludere entro tale arco temporale, necessita di particolare attenzione in quanto è propedeutica a tutte le operazioni successive. Pertanto, eventuali inesattezze riguardanti gli alunni devono essere regolarizzate intervenendo in “Gestione Alunni”. Entro la medesima scadenza del 27 maggio, devono altresì essere segnalate al competente ufficio scolastico territoriale le eventuali inesattezze riguardanti la configurazione delle commissioni, per consentire di apportare le necessarie modifiche;
2) dal 4 giugno fino all’insediamento della commissione – Completare le operazioni di abbinamento alunni/classe commissione limitatamente alle modifiche apportate dall’ufficio scolastico territoriale, in ordine alla composizione delle commissioni, a seguito della segnalazione da parte della scuola;
– Registrare per ciascun candidato interno i dati di presentazione (l’esito dello scrutinio finale “ammesso” o “non ammesso”,  credito scolastico , ecc..);
dal 7 giugno fino all’insediamento della commissione
-Inserire gli “altri candidati” (candidati esterni, provenienti da scuole non paritarie, abbreviazione per merito, etc.) utilizzando la funzione presente nell’area “Ammissione agli esami” e abbinarli alla classe commissione;
– Registrare i dati di presentazione per  gli “altri candidati”;
– Scegliere l’applicativo di supporto a i lavori della Commissione e chiudere l’attività di presentazione.
La scelta di “Commissione web” richiede lo svolgimento delle seguenti ulteriori attività, prima della chiusura della fase di presentazione:
a. Associazione dei nominativi della componente este rna ed interna alla commissione/classe e assegnazione delle materie d’esame;
b. Rilascio delle autorizzazioni e relativa assegnazione del contesto di operatività alle utenze dei membri di commissione, già registrati al sistema POLIS, in base all’associazione alla classe d’esame.
A tale proposito, si invitano le segreterie scolastiche delle scuole statali a prestare la massima collaborazione per il riconoscimento dei docenti delle scuole paritarie, individuati come commissari interni, che necessitano della registrazione a POLIS.

Seconda fase: LAVORI DELLA COMMISSIONE
(a cura delle commissioni d’esame secondo quanto previsto dall’O.M. n. 13/2013.)

Terza fase: RILEVAZIONE DEGLI ESITI DEGLI ESAMI DI STATO
(a cura delle segreterie scolastiche)

In questa fase, entro il 17 luglio,le segreterie scolastiche provvedono ad eseguire nel SIDI le seguenti operazioni:
1) Verificare la corretta importazione dei dati da “Commissioni web” o altro applicativo, oppure inserire direttamente nell’area “Esiti Esami di Stato” i risultati delle singole prove d’esame di tutti i candidati nel caso in cui la commissione non abbia utilizzato alcun applicativo;
2) Provvedere, nel caso non si sia utilizzata l’applicazione “Commissione web”, all’integrazione dei risultati per la quarta prova ESABAC, per gli aspiranti al titolo supplementare;

Chiu dere la rilevazione degli Esiti utilizzando la funzione “Chiusura attività”, presente nell’area.

Quarta fase: ADEMPIMENTI FINALI
(a cura delle segreterie scolastiche)

In questa fase, le segreterie scolas tiche provvedono ad eseguire le seguenti operazioni:
1) Gestione dei piani orario per la predisposizione dei certificati di superamento prove;
2) Produzione del Certificato di superamento prove;
3) Produzione dell’Attestato di credito formativo (O.M. n. 13/2013, artt. 17 e 18);
4) Produzione del Diploma, funzione disponibile in “Esiti Esame di Stato” a partire dal 29 luglio (in formato A3).
Si richiama l’attenzione sul fatto che l’attivazione di ogni fase è subordinata alla conclusione di quella precedente. Di conseguenza, le commissioni possono utilizzare l’applicazione “Commissione web” solo dopo che la segreteria ha dichiarato conclusa la fase di presentazione dei candidati ammessi; allo stesso modo i dati degli esiti degli esami di Stato sono resi disponibili alle segreterie sul SIDI, solo quando la Commissione d’esame ha dichiarato conclusi i lavori.
A supporto dell’attività inerente gli EES e per la presentazione di tutte le novità relative al sistema informatico degli esami di Stato (Plico Telematico, Esiti Esami di Stato, Commissione Web), viene attivata nel corrente mese una capillare campagna di informazione che prevede un incontro con ireferenti informatici degli Uffici Scolastici Regionali, previsto il 17 maggio, e lo svolgimento, sulla piattaforma didattica del Ministero (SIDI Learn), di un corso assistito da Tutor esperti, rivolto alle segreterie scolastiche.
Oltre a ciò, si ricorda che nell’area Procedimenti amministrativi del SIDI saranno disponibili a breve le guide esplicative per l’attività delle segreterie sul SIDI e per l’utilizzo di “Commissione web” da parte delle Commissioni.
Le informazioni riguardanti “Commissione web” sono disponibili nella sezione “Istruzione -> Argomenti -> Esami di Stato -> Commissione web” del portale www.istruzione.it.
Per eventuali chiarimenti può essere contattato il Servizio di Statistica e in caso di problemi tecnici dell’applicazione è disponibile il numero verde curato dal gestore del sistema informativo 800903080.

Il Dirigente
Gianna Barbieri